Comment louer la salle de réunion idéale?

Vous êtes chargé de louer un espace pour organiser une réunion, une formation, un workshop ou un afterwork.

Ce type de salles fait en général partie d'un espace de coworking.


Vous souhaitez que tout se passe au mieux.

C'est l'image de votre entreprise qui est en jeu.


Différents éléments doivent retenir votre attention.


 

L'emplacement


La ville est souvent le point de départ de votre recherche.

Vous devez trouver par exemple un emplacement à proximité de vos clients ou du siège social d'un grand groupe.

Pour autant, une fois la ville déterminée, vous devez rechercher un emplacement qui devra satisfaire les participants.

Il faut toujours garder en tête qu'après l’évènement, vos invités se retrouveront seuls, parfois de nuit, dans le quartier que vous avez choisi.


Vous ne connaissez pas les différents quartiers de la ville?

Optez sur une valeur sure: le centre ville.

Vous serez alors certain d'être dans un secteur qui reste animé quelque soit l'heure, et qui propose les services nécessaires : restaurants, hôtels, boutiques, administrations.


Les intervenants et les invités peuvent provenir de différentes régions, tout en utilisant différents moyens de transport.

Il est donc très important de chercher une salle de réunion qui soit à la fois à proximité d'une gare SNCF accueillant les TER et les TGV, mais aussi d'un parking surveillé (il n'est pas concevable que vos invités s'inquiètent pour leurs véhicules pendant l'évènement que vous avez organisé).

Bien entendu, l'espace qui retiendra votre attention devra être desservi par les transports en communs locaux, et accueillir les vélos et les trottinettes, afin de permettre l'accès aux personnes installées sur la ville, mais également pour facilité la vie des personnes qui voudraient se déplacer après la réunion.


Enfin, quoi de plus agréable que de pouvoir, à la sortie d'une réunion, se rendre à pied à son hôtel, boire un verre entre collègues, manger au restaurant ou faire un peu de shopping avant de rentrer.

Là aussi, un emplacement en centre ville sera plus agréable qu'un quartier périphérique.


 

L'ambiance


Tout au long de l'année, nous passons tous beaucoup de temps en réunion.

Les ambiances aseptisées sont à la fois lassantes et démodées.


Nous recherchons tous un endroit pour nous réunir qui ait du caractère.

Un salon, une belle déco, des couleurs atypiques, des matériaux nobles, laisseront une bonne impression à vos invités. Ils seront plus détendus, plus à l'écoute.


Le lieu dans lequel vous organisez un évènement reflète l'image de marque de votre entreprise ou de votre association.


 


Les services


Les participants auront a disposition un porte cintres pour pouvoir se décharger de leur vestiaire , et ainsi être libre de leurs mouvements pour se concentrer sur la formation ou la réunion.

Pour une ambiance de travail favorable, la salle de réunion doit être équipée de WIFI fibre optique, de chaises, tables, tableau blanc, écran et vidéoprojecteur.


Il est également agréable de bénéficier d'un accueil petit déjeuner, de la livraison d'un vrai repas chaud cuisiné par le restaurateur d'à côté , d'un en-cas pour détendre les esprits, d'un debriefing autour d'un verre avant de quitter l'espace de coworking.


Il est important de préciser si vous souhaitez que ces services soient fournis dans la salle de réunion, pour rentabiliser le temps de travail, ou dans une belle salle annexe, afin de permettre aux participants de changer d'ambiance pour s’aérer l'esprit, tout en ne perdant pas trop de temps en restant tous dans l'espace de coworking.


 

La tranquillité - la confidentialité



Les participants à votre évènement de type réunion, formation, workshop, présentation, assemblée générale, doivent pouvoir bénéficier de toute leur concentration.


Le dilemme consiste donc à trouver un espace calme dans un quartier animé.

L'idéal est de trouver un espace en centre-ville donnant sur une arrière cour.


Afin de préserver la confidentialité de votre évènement, il est important de vérifier que l'espace mis à votre disposition soit à l'écart, et à l’abri du vis-à-vis.


 

La visibilité



Certains évènements type afterwork ou cohésion de groupe nécessiteront plutôt un espace avec vitrines sur rue pour plus de visibilité.


Un écran ou une signalétique personnalisable à l'effigie de votre évènement, sur rue, est également un point positif.


Une salle avec accès direct sur l’extérieur permet aux fumeurs de sortir faire une pause en toute discrétion, et aux autres de se dégourdir les jambes le temps d'une pause.






 


L'accueil



Il est important de vérifier si votre équipe sera accueillie dans l'espace de coworking, et d'échanger avec la personne qui sera chargée de la réception de vos invités

Un sourire et un bonjour donnent le ton de la journée.

Être accueilli dans un espace de coworking avec la même intention que dans une maison d’hôtes met les participants à l'aise.


La réputation de votre entreprise s'en verra valorisée.


Le temps de travail doit aussi être un moment de plaisir et de partage.



 








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